こんにちは！よりです。
そろそろWeb制作の仕事で
本格的に営業活動を始めようとしているのですが、
面談の日程調整などに使用しようとしていた
「アイテマス」というアプリ。
日程調整が簡単にできるアプリなのですが、
登録はしたものの
「実際はどうやって先方に送ればいいんだ？」
「先方は送られた後どのように操作すればいいんだ？」
という疑問が湧いたので
自分自身で実際にアプリを使って画面を見てみることにしました。
日程調整アプリを使ったらスマートなやり取りができそう！
でも使い方がわからないからいまいち踏み込めない・・・。
そんな方に見ていただければと思います！
日程調整アプリ アイテマス 実際の使用方法とは？
登録自体はサクッとできる
登録はアイテマスのホームページから
簡単に進めることができます！
有料版もありますが、無料版で十分使用できるようなので
無料の方で登録を進めます。
ここでGoogleアカウントを使用して登録を進めますが、
Googleアカウントを使用することで
Googleカレンダーと連動して使うことができ
とっても便利になります！
また、私はMacを使用しているのですが
アプリ版のものをダウンロードして使用しました。
ちなみにGoogleカレンダーはこんな見た目のページ。
ブラウザで開くことが可能です。
日程調整をする時の手順
Googleカレンダーに予定を入力していて
日程調整をするということで説明していきます。
・自分がやる作業
まず、アイテマスのアプリを開きます。
Googleカレンダーと同期していると
すでにGoogleカレンダーに入れていた予定が反映された形で開かれます。
今回は上の「日程候補提案型」を選択して進めます。
面談などで押さえておきたい時間は
画面左側の基本設定＞予定の所要時間をクリックすると
時間を変更することができます。
所要時間を確定させてから自分の予定が空いている箇所を選択していきます。
選択する時にはひとつひとつクリックで選択することもできますし、
ドラッグで一括で選択することができます。
候補の時間が赤色になりました。
候補の時間が決定したら、下の「招待URLを取得」をクリックします。
この画面が出てきますので、仮押さえするを押して
決定ボタンを押します。
すると先方に送る内容が自動で作成されるので
これをコピーして先方に送るメールなどに貼り付けます。
これで送信すればこちらの作業は一旦終わりです。
・先方が進める作業
先方がメールを開いて
添付されているURLを開くとこのような画面になります。
先方の都合がいい時間帯の「選択」というところを押します。
すると、小さい画面が出てきて
名前とメールアドレスを入力する画面が出てきます。
なんとこのメールアドレスがGoogleカレンダーと連動している場合は自動で予定が反映されるというではないか！
至れり尽くせり。
コメントも残すことができます。
そうして登録ボタンを押すと次の画面になります。
これで先方の操作は完了になります。
ここでのポイントは
先方がアイテマスに登録・ログインしていなくてもこの画面が開けるというところです。
いちいち登録・ログインしなきゃひらけないとなると手間ですが
ログイン不要で調整できるなら嬉しいですよね。
・最後に自分の予定に反映されているか確認
先方から
「いついつで予定を入れさせていただきました。」などの
連絡が来た後に実際に反映されているか
自分のGoogleカレンダーを見てみましょう。
しっかり反映されています！
白抜きの状態になっているのですがクリックして
下の「参加」をクリックすると
全ての予定と同じように水色になって確定の状態になりました。
先方にお伝えする際
とても簡単に日程調整ができるのですが
最初に見ると戸惑う方もいるかと思います。
なので、
日程調整用のURLをお送りいたしました。
こちらにアクセスしていただきご都合の良い日程をご確認ください。
日程を選択していただきお名前とメールアドレスを入力の上、登録ボタンを押していただけますと
日程調整が完了いたしますのでご確認よろしくお願いいたします。
などとメールに添えてあげると
操作方法もわかりやすいかと思います。
便利なものはどんどん使っていきたい一方で
自分自身が使い方をよくわかっていない状態で
先方に使用していただくとうまくいかなかったり
場合によってはトラブルになり関係が悪くなる・・・
なんてこともあるかもしれません。
少々心配性な気もしますが、それくらいできっとちょうどいいんだと思います。
全ては気持ちの良いやり取りのために・・・。
